Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Bệnh nhân

Mục Đích & Phạm Vi

Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Bệnh nhân (“Chính sách”) quy định cách Hệ thống Phòng khám Chuyên khoa Da liễu Haute-Derma (“Phòng Khám”, “chúng tôi”) thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ thông tin, dữ liệu sức khỏe và bệnh án của người bệnh, nhằm tôn trọng quyền riêng tư của người bệnh và tuân thủ pháp luật.

Chính sách này áp dụng cho dữ liệu người bệnh phát sinh trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh chuyên khoa Da liễu và các dịch vụ liên quan tại Phòng Khám.

Đối với dữ liệu thu thập qua website/dịch vụ số, áp dụng thêm Chính sách Quyền riêng tư số & Điều khoản Sử dụng; đối với biện pháp kỹ thuật bảo mật, áp dụng thêm Chính sách Bảo mật Thông tin. Các văn bản này bổ trợ cho nhau.

Các Đơn Vị Áp Dụng Chính Sách

Thông báo này áp dụng cho toàn bộ Hệ thống Phòng khám Chuyên khoa Da liễu Haute-Derma (Công ty TNHH Đức Mỹ Việt) và các đơn vị, bộ phận trực thuộc, bao gồm:

• Phòng khám Chuyên khoa Da liễu Haute-Derma – 37 Phạm Thiệu, Vũ Ninh, Bắc Ninh;
• Các cơ sở/chi nhánh khác của Phòng Khám (nếu có);
• Đội ngũ bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên và cộng tác viên chuyên môn của Phòng Khám;
• Bộ phận Xét nghiệm – Chẩn đoán (soi da, xét nghiệm liên quan) và các đơn vị hỗ trợ chuyên môn;
• Bộ phận Dược – Nhà thuốc thuộc Phòng Khám;
• Bộ phận Lễ tân – Đăng ký khám, Chăm sóc khách hàng và Thanh toán.

Các đơn vị nêu trên cùng tham gia chăm sóc người bệnh và chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho việc khám, chữa bệnh; mỗi đơn vị đều có trách nhiệm tuân thủ Chính sách này.

Căn Cứ Pháp Lý

• Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15 (quyền được tôn trọng bí mật riêng tư của người bệnh và quy định về hồ sơ bệnh án);
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân (dữ liệu sức khỏe là dữ liệu cá nhân nhạy cảm);
• Luật An toàn thông tin mạng 2015 và Luật An ninh mạng 2018;
• Thông tư 46/2018/TT-BYT về hồ sơ bệnh án điện tử và các quy định về lưu trữ hồ sơ bệnh án của Bộ Y tế (áp dụng khi triển khai bệnh án điện tử);
• Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Trẻ em 2016 (về người đại diện, người giám hộ, trẻ em).

Định Nghĩa

• Người bệnh: người sử dụng dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh tại Phòng Khám.
• Dữ liệu/thông tin sức khỏe: thông tin về tình trạng sức khỏe, tiền sử bệnh, kết quả khám, xét nghiệm, chẩn đoán, điều trị, đơn thuốc của người bệnh.
• Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bao gồm dữ liệu về sức khỏe, đời sống riêng tư, được bảo vệ ở mức độ cao hơn.
• Bệnh án/Hồ sơ bệnh án: tài liệu y khoa ghi chép quá trình khám bệnh, chữa bệnh của người bệnh theo quy định của pháp luật.
• Người đại diện: cha, mẹ, người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp của người bệnh là trẻ em hoặc người mất/hạn chế năng lực hành vi dân sự, hoặc người được người bệnh ủy quyền hợp pháp.

Nguyên Tắc Bảo Vệ Dữ Liệu Bệnh Nhân

• Hợp pháp, công bằng, minh bạch: xử lý đúng quy định và thông báo rõ cho người bệnh.
• Đúng mục đích: chỉ sử dụng cho mục đích đã thông báo và mục đích phù hợp pháp luật.
• Tối thiểu hóa dữ liệu: chỉ thu thập dữ liệu cần thiết.
• Chính xác: cập nhật, đính chính dữ liệu khi cần.
• Hạn chế lưu trữ: lưu trữ trong thời hạn cần thiết và theo quy định pháp luật.
• Bảo mật và trách nhiệm giải trình: áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp và chịu trách nhiệm về hoạt động xử lý.

Cơ Sở Pháp Lý & Sự Đồng Ý

Phòng Khám xử lý dữ liệu bệnh nhân dựa trên một hoặc nhiều cơ sở: sự đồng ý của người bệnh (hoặc người đại diện); thực hiện hoạt động khám bệnh, chữa bệnh theo yêu cầu của người bệnh; thực hiện nghĩa vụ pháp lý của Phòng Khám; và bảo vệ tính mạng, sức khỏe trong trường hợp khẩn cấp.

Vì dữ liệu sức khỏe là dữ liệu nhạy cảm, Phòng Khám thông báo cho người bệnh về việc xử lý dữ liệu nhạy cảm và lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu. Người bệnh có quyền rút lại sự đồng ý; việc rút lại không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý trước đó và có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp một số dịch vụ.

Dữ Liệu Bệnh Nhân Chúng Tôi Thu Thập

• Thông tin định danh và liên hệ: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, giấy tờ tùy thân (khi cần).
• Thông tin sức khỏe: triệu chứng, tiền sử bệnh, kết quả khám và xét nghiệm, chẩn đoán, phác đồ/điều trị, đơn thuốc, hình ảnh y khoa (ví dụ ảnh tổn thương da phục vụ chẩn đoán và theo dõi điều trị).
• Thông tin về người đại diện/thân nhân khi cần thiết cho việc khám, chữa bệnh.
• Thông tin thanh toán và bảo hiểm (nếu có).

Mục Đích Sử Dụng Dữ Liệu Bệnh Nhân

Phòng Khám sử dụng dữ liệu bệnh nhân cho các mục đích sau, trên cơ sở pháp luật cho phép hoặc sự đồng ý của người bệnh:

(a) Khám, chữa bệnh và chăm sóc người bệnh

Sử dụng và chia sẻ thông tin giữa các bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên và bộ phận chuyên môn để khám, chẩn đoán, kê đơn, điều trị, theo dõi và phối hợp chăm sóc; đặt lịch, nhắc lịch tái khám và liên lạc về quá trình điều trị.

(b) Lập và quản lý hồ sơ bệnh án

Lập, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh án của người bệnh theo quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh.

(c) Thanh toán và bảo hiểm

Lập hóa đơn, thu viện phí và thực hiện nghĩa vụ với cơ quan/đơn vị bảo hiểm y tế (nếu có).

(d) Vận hành, chất lượng và nghĩa vụ pháp lý

Bảo đảm chất lượng và an toàn người bệnh, giải quyết khiếu nại; thực hiện nghĩa vụ báo cáo, thống kê y tế theo quy định; và các mục đích khác đã được thông báo và được người bệnh đồng ý.

Bí Mật Thông Tin Người Bệnh

Phòng Khám tôn trọng quyền được giữ bí mật thông tin về tình trạng sức khỏe và đời tư của người bệnh theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh. Thông tin về tình trạng sức khỏe và đời tư của người bệnh chỉ được tiết lộ trong các trường hợp được pháp luật cho phép hoặc khi người bệnh (hoặc người đại diện) đồng ý. Nhân viên y tế và nhân viên Phòng Khám có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin người bệnh, kể cả sau khi kết thúc công việc.

Khi Nào Dữ Liệu Bệnh Nhân Được Chia Sẻ

Phòng Khám chỉ chia sẻ dữ liệu bệnh nhân trong các trường hợp như:

(a) Phục vụ trực tiếp việc khám, chữa bệnh

Để hội chẩn, chuyển tuyến hoặc tiếp tục điều trị cho chính người bệnh; hoặc khi người bệnh, người đại diện hợp pháp đồng ý.

(b) Theo yêu cầu hoặc được pháp luật cho phép

Theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc để thực hiện nghĩa vụ pháp lý (ví dụ báo cáo bệnh truyền nhiễm, yêu cầu của tòa án); hoặc để bảo vệ tính mạng, sức khỏe của người bệnh hoặc người khác trong trường hợp khẩn cấp khi không thể xin sự đồng ý kịp thời.

(c) Với bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ

Với các bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ Phòng Khám (ví dụ đơn vị xét nghiệm, đơn vị CNTT), trong phạm vi cần thiết và theo thỏa thuận xử lý dữ liệu phù hợp; các bên này chỉ được dùng dữ liệu cho mục đích đã thỏa thuận.

Phòng Khám KHÔNG bán dữ liệu bệnh nhân và không sử dụng dữ liệu sức khỏe của người bệnh cho mục đích tiếp thị nếu không có sự đồng ý phù hợp.

Các Trường Hợp Cần Sự Đồng Ý Bằng Văn Bản

Ngoài các mục đích khám, chữa bệnh, thanh toán, vận hành và các trường hợp pháp luật cho phép nêu trên, mọi việc sử dụng hoặc tiết lộ dữ liệu bệnh nhân khác chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của người bệnh (hoặc người đại diện hợp pháp), đặc biệt đối với:

• Sử dụng dữ liệu cho mục đích tiếp thị, quảng cáo dịch vụ;
• Sử dụng hình ảnh, dữ liệu của người bệnh (ví dụ ảnh tổn thương da, ca lâm sàng trước/sau điều trị) cho nghiên cứu, đào tạo công khai, hội thảo hoặc truyền thông;
• Chuyển giao, chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba ngoài phạm vi phục vụ khám, chữa bệnh.

Người bệnh có quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào; việc rút lại không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó.

Quyền Của Người Bệnh Đối Với Dữ Liệu

Phù hợp với Luật Khám bệnh, chữa bệnh và Nghị định 13/2023/NĐ-CP, người bệnh (hoặc người đại diện) có các quyền sau:

• Quyền được biết: được cung cấp thông tin về tình trạng sức khỏe của mình và về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền truy cập hồ sơ: đọc, xem, sao chụp hồ sơ bệnh án và được cung cấp tóm tắt hồ sơ bệnh án theo quy định pháp luật.
• Quyền đính chính: yêu cầu đính chính thông tin cá nhân không chính xác.
• Quyền đồng ý / từ chối / rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu, trong phạm vi pháp luật cho phép và không ảnh hưởng đến nghĩa vụ lưu trữ bệnh án.
• Quyền hạn chế xử lý và phản đối xử lý cho mục đích quảng cáo, tiếp thị.
• Quyền xóa dữ liệu trong các trường hợp pháp luật cho phép (lưu ý: không áp dụng cho hồ sơ bệnh án phải lưu trữ theo quy định).
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

Cách thực hiện quyền: Người bệnh gửi yêu cầu đến đầu mối tại Mục “Liên Hệ”. Phòng Khám có thể cần xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu (để bảo vệ chính người bệnh), và sẽ phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định (theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP là trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu, trừ trường hợp luật có quy định khác).

Trẻ Em & Người Cần Người Đại Diện

Đối với người bệnh là trẻ em (dưới 16 tuổi) hoặc người mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự, việc xử lý dữ liệu và thực hiện quyền được thực hiện thông qua cha, mẹ, người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp, phù hợp với Luật Trẻ em 2016, Bộ luật Dân sự và Nghị định 13/2023/NĐ-CP (bao gồm yêu cầu về sự đồng ý của cha, mẹ/người giám hộ và của chính trẻ từ đủ 7 tuổi trở lên, trừ trường hợp luật có quy định khác).

Lưu Trữ Hồ Sơ Bệnh Án

Phòng Khám lưu trữ hồ sơ bệnh án theo thời hạn do pháp luật và Bộ Y tế quy định. Thời hạn lưu trữ tối thiểu thông thường gồm:

• Hồ sơ bệnh án thông thường (ngoại trú, nội trú): tối thiểu 10 năm;
• Hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt: tối thiểu 15 năm;
• Hồ sơ bệnh án người bệnh tâm thần, người bệnh tử vong: tối thiểu 20 năm.

Sau khi hết thời hạn lưu trữ và không còn nghĩa vụ pháp lý, hồ sơ được tiêu hủy an toàn theo quy định. Các thời hạn cụ thể được áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm lưu trữ.

Bảo Mật & An Toàn Dữ Liệu Bệnh Nhân

Phòng Khám áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu bệnh nhân theo Chính sách Bảo mật Thông tin, bao gồm kiểm soát truy cập, bảo mật khu vực lưu trữ hồ sơ giấy, và (khi số hóa) mã hóa, ghi nhật ký, sao lưu. Không có phương thức lưu trữ hay truyền tải nào an toàn tuyệt đối 100%; Phòng Khám cam kết áp dụng các biện pháp hợp lý và phù hợp quy định pháp luật.

Vi Phạm Dữ Liệu & Thông Báo

Khi xảy ra vi phạm liên quan đến dữ liệu bệnh nhân, Phòng Khám đánh giá, khắc phục và thực hiện thông báo cho cơ quan có thẩm quyền (Bộ Công an – Cục A05) và/hoặc cho người bệnh theo đúng quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và pháp luật liên quan.

Trách Nhiệm Của Nhân Viên Y Tế & Nhân Viên Phòng Khám

Nhân viên y tế và nhân viên Phòng Khám có nghĩa vụ giữ bí mật, chỉ truy cập dữ liệu bệnh nhân trong phạm vi công việc theo nguyên tắc cần-mới-biết, không tiết lộ trái phép, và báo cáo ngay khi phát hiện sự cố. Vi phạm có thể bị xử lý theo quy chế nội bộ và quy định pháp luật.

Bệnh Án Điện Tử Trong Tương Lai

Hiện tại Phòng Khám lưu trữ hồ sơ bệnh án chủ yếu ở dạng giấy và chưa triển khai bệnh án điện tử, lưu trữ đám mây. Khi triển khai trong tương lai, Phòng Khám sẽ cập nhật Chính sách và bảo đảm:

• Tuân thủ Thông tư 46/2018/TT-BYT: bệnh án điện tử sử dụng chữ ký số, lưu vết mọi chỉnh sửa, được sao lưu và có giá trị pháp lý tương đương bệnh án giấy khi đáp ứng đủ điều kiện;
• Bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ (Nghị định 85/2016/NĐ-CP) và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ, truyền tải;
• Khi sử dụng lưu trữ đám mây hoặc dữ liệu được chuyển ra ngoài lãnh thổ Việt Nam: lập Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài; ký thỏa thuận xử lý dữ liệu với nhà cung cấp;
• Cập nhật và thông báo lại cho người bệnh về cách thức xử lý, lưu trữ dữ liệu khi có thay đổi quan trọng.

Khiếu Nại & Phản Ánh

Nếu cho rằng quyền riêng tư hoặc quyền đối với dữ liệu của mình bị xâm phạm, người bệnh có quyền gửi khiếu nại, phản ánh đến Phòng Khám theo thông tin tại Mục “Liên Hệ”. Phòng Khám tiếp nhận, xem xét và phản hồi mọi khiếu nại một cách kịp thời và không phân biệt đối xử đối với người khiếu nại.

Ngoài ra, người bệnh có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trong đó có cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an) theo quy định của pháp luật.

Thay Đổi & Cập Nhật Chính Sách

Phòng Khám có quyền sửa đổi, cập nhật Chính sách này. Chính sách được rà soát định kỳ và khi có thay đổi quan trọng về pháp luật hoặc hoạt động của Phòng Khám, đặc biệt khi triển khai bệnh án điện tử và lưu trữ đám mây. Phiên bản mới nhất sẽ được đăng tải công khai trên website của Phòng Khám và có hiệu lực kể từ ngày công bố.

Liên Hệ

Người bệnh có thắc mắc về Chính sách này, muốn thực hiện quyền đối với dữ liệu hoặc yêu cầu cung cấp/sao chụp hồ sơ bệnh án, vui lòng liên hệ: